Vergabeverfahren in der Energiewirtschaft

Die Komplexität steigt

Die Dynamik in der Energiewirtschaft sowie der stetige Paradigmenwechsel begleiten Marktteilnehmer schon lange. Aktuelle Fokusthemen sind sicherlich die Einführung eines CLS-Managementsystems, die Nutzung digitaler Tools zur Prozessoptimierung, den nicht zuletzt durch den demographischen Wandel beschleunigten Wechsel zum stärkeren Prozess- und Applikationsoutsourcing sowie die Implementierung digitaler Plattformen wie beispielsweise SAP S/4HANA. Was bei der Umsetzung derartiger Projekte leider häufig vernachlässigt wird, ist das Thema Beschaffung oder konkreter, die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters sowie das dazugehörige Vergabeverfahren.

Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität und Vielschichtigkeit von Vergabeverfahren mit Folgen, die sich häufig erst im Umsetzungsprojekt oder gar im Linienbetrieb in Form von Change Requests, nicht passgenauen Lösungen, Zeitverzug oder potenziellen Einsprüchen und Anfechtungen im Rahmen des Vergabeverfahrens bemerkbar machen.

Vergabeverfahren erfordern aufgrund der umfangreichen Begleitdokumente (im Mittel mehr als 10 verschiedene), der aufwändigen Anforderungsdefinition sowie der Vielzahl an beteiligten Unternehmensbereichen und der Komplexität der Verfahrensregeln einen erheblichen Zeitaufwand und verlangen nach einer intensiven internen Steuerung. Die Knappheit von Ressourcen sowohl seitens der Auftraggeber als auch auf Seiten der Dienstleister und Migrateure, Engpässe in der Dienstleisterverfügbarkeit sowie eine unzureichende Markttransparenz bezüglich der Funktionsumfänge und Leistungsfähigkeit stellen zusätzliche erhebliche Hindernisse für den Vergabeprozess dar.

Die HORIZONTE-Group, als Beratungsunternehmen in der Energiewirtschaft, verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Durchführung verschiedenartiger Vergabeverfahren. In diesem Zusammenhang hat es sich als sinnvoll erwiesen, bereits in der Vorbereitungsphase und später in der Durchführung zwei verschiedene Perspektiven eines Vergabeverfahrens zu berücksichtigen.
1. Operative Steuerung des Verfahrens
2. Fachliche Begleitung des Verfahrens

Beide Perspektiven sind eng miteinander verzahnt und bedürfen einer kontinuierlichen Abstimmung. Während die operative Steuerung eine effiziente Koordination, Zeitplanung und transparente Durchführung des gesamten Verfahrens sicherstellt, können sich die Fachbereiche auf die Anforderungsdefinition sowie die Analyse und Bewertung der fachlichen Angebote fokussieren. Diese gedankliche Trennung fördert einen effizienten Vergabeprozess, ermöglicht die zielgerichtete Nutzung spezifischer Fachkompetenzen und erhöht die Qualität des gesamten Vergabeverfahrens. In der nachfolgenden Darstellung werden die jeweiligen Aufgaben in den entsprechenden Bereichen aufgeschlüsselt.

Neben der Berücksichtigung dieser beiden Perspektiven gibt es noch einige weitere Stolperfallen, welche für einen fristgerechten und erfolgreichen Vergabeprozess zu berücksichtigen sind. Einige davon möchten wir nachfolgend näher betrachten:

Einbindung und Koordination von Kompetenzträgern:
Die Komplexität eines Vergabeverfahrens besteht auch in der Vielzahl der beteiligten Unternehmensbereiche. Ein intensiver Austausch zwischen den Abteilungen Recht, Einkauf, der Managementebene und natürlich auch der Fachbereiche ist von grundlegender Bedeutung. Die frühzeitige und koordinierte Einbindung aller Beteiligten ist für den Erfolg eines Vergabeverfahrens eine Grundvoraussetzung.

Nutzung von standardisierten Ausschreibungsunterlagen:
Die Verwendung von standardisierten Ausschreibungsunterlagen ist ein Schlüsselelement für ein effizientes Vergabeverfahren. Die Erstellung von z.B. Templates, Bewertungsstrukturen und Preisblättern ist aufwändig und blockiert Ressourcen und einen schnellen Projektstart. Durch die Nutzung von erprobten, standardisierten und aufeinander abgestimmten Templates können Unternehmen die zur Verfügung stehenden Kapazitäten effizienter und zielgerichteter einsetzen. Anhand klarer und einheitlicher Dokumente werden Bieter in die Lage versetzt, präzise Angebote zu erstellen. Dies reduziert Missverständnisse, beschleunigt den Auswahlprozess und fördert die Vergleichbarkeit der Angebote.

Fundierter Marktüberblick:
Um den bestmöglichen Dienstleister für das geplante Vorhaben auszuwählen, ist ein fundierter Marktüberblick unerlässlich. Welche Dienstleister gibt es im Markt? Wie ist das jeweilige Dienstleistungsportfolio aufgebaut? Wo gibt es freie Kapazitäten im Markt? Welche (fachlichen) Einschränkungen sind für eine attraktive Ausschreibung zu berücksichtigen? Aus diesem Grund müssen sich Unternehmen bereits in der Planungsphase kontinuierlich über neue Technologien, Marktentwicklungen und potenzielle Dienstleister informieren. Dies ermöglicht eine proaktive Anpassung der Ausschreibungsverfahren an aktuelle Marktgegebenheiten und minimiert das Risiko unvorhergesehener Hindernisse und fehlender bzw. unpassender Angebote.

Unternehmen, die diese Stolperfallen vorab erkennen und berücksichtigen, haben eine Wesentliche Hürde auf dem Weg zu einem erfolgreichen Vergabeverfahren gemeistert.

Unterstützungsleistungen HORIZONTE-Group:
Unsere Fachexperten stehen Ihnen jederzeit für Anfragen und Hilfestellungen im Themenkomplex Ausschreibungen zur Verfügung. Mit unserem modular aufgebauten Beratungsansatz können wir Ihnen in Abhängigkeit Ihres Bedarfs eine schnelle und passgenaue Unterstützung bei der Abwicklung Ihres anstehenden Vergabeverfahrens anbieten. Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an.
Autoren: Konstantin Reimann und Philip Mühlberger